籌備委員會，隊籌辦活動的靈魂

 

都免不了要舉辦活動，團隊舉辦的活動多了，對團隊成員不僅是一種培訓，也能提升他們對團隊的歸屬感和滿足感。但很多團隊在舉辦活動時由於方式方法不當，容易導致眾多不良後果的發生，如活動籌辦的效率不高，佔用了屬員與主管太多時間，影響到他們的業績等。所以，在我看來，團隊要舉辦活動，籌備工作很重要。那我們龍之家族是如何籌辦大型活動的呢？

 

當我想要舉辦一個活動，或團隊夥伴想舉辦活動時，經由我肯定後，我們就會在經委會上提出來，讓大家一起討論。如果都同意舉辦這個活動，那就進入了最關鍵的一步——組建此次活動的籌備委員會。

籌備委員會由19名委員、1名督導構成，除督導是直接委任資深總監擔任外，19名委員都是由12個區域的總監直接選派。其中，龍之家族直屬區域選出8名，其餘11個區域各選出1名。

 

當19人的籌備委員會組建完成後，我會通知他們來開第一次籌備委員會議。這次會議由我主持，主要向他們說明三個問題：此次想舉辦一個怎樣的活動？為什麼要舉辦這個活動？最終舉辦這個活動要帶來怎樣的效果？在明確了這三個問題之後，接下來最重要的就是選舉此次籌備委員會的主席。19個委員在選舉主席之前，都有15～30秒的自我介紹時間，介紹完畢後，不需要任何討論，大家就可以站起來指出自己認為可以當主席的那個人，最終最多人指向的那位就是此次籌備委員會的主席。籌備委員會除了設有主席，還固定設有秘書長和財務長兩個席位，這兩位人選可以在剩下的18人中由主席確定。在徵得兩位委員的同意後，籌備委員會的基本架構就建成了。

在組建完籌備委員會，我就不會再過多地參與籌備工作。但我會要求他們把我們21人（19名委員+1名督導+我）拉進同一個whatsapp（類似於微信）聊天室中，這樣他們的溝通我都能知道。

 

在距離活動開展前的十天左右，我會出席此次活動的最後一次籌備委員會議，主要是確定此次活動能否如期進行，以防萬一不能時有足夠時間可以應對處理。此外，我還可以瞭解每位委員的工作是否做到位，如果做得不好，我會責怪；如果做得好，我也不會有誇獎，因為這是他們應該做的。

 

通過籌備委員會來舉辦活動這個方法，既簡單又有效。每期籌備委員會成員都不同，他們職責權分明，既減輕了團隊舉辦活動的壓力，提高了辦事效率，又能讓團隊成員始終保持舉辦活動的積極性。每年龍之家族的籌備委員會都會籌辦約10項活動，這些活動不僅促進了各個區域間的溝通交流，使龍之家族更好地團結在一起，也有利於發掘團隊中的人才。