籌備委員會,隊籌辦活動的靈魂

 

都免不了要舉辦活動,團隊舉辦的活動多了,對團隊成員不僅是一種培訓,也能提升他們對團隊的歸屬感和滿足感。但很多團隊在舉辦活動時由於方式方法不當,容易導致眾多不良後果的發生,如活動籌辦的效率不高,佔用了屬員與主管太多時間,影響到他們的業績等。所以,在我看來,團隊要舉辦活動,籌備工作很重要。那我們龍之家族是如何籌辦大型活動的呢?

 

當我想要舉辦一個活動,或團隊夥伴想舉辦活動時,經由我肯定後,我們就會在經委會上提出來,讓大家一起討論。如果都同意舉辦這個活動,那就進入了最關鍵的一步——組建此次活動的籌備委員會。

籌備委員會由19名委員、1名督導構成,除督導是直接委任資深總監擔任外,19名委員都是由12個區域的總監直接選派。其中,龍之家族直屬區域選出8名,其餘11個區域各選出1名。

 

當19人的籌備委員會組建完成後,我會通知他們來開第一次籌備委員會議。這次會議由我主持,主要向他們說明三個問題:此次想舉辦一個怎樣的活動?為什麼要舉辦這個活動?最終舉辦這個活動要帶來怎樣的效果?在明確了這三個問題之後,接下來最重要的就是選舉此次籌備委員會的主席。19個委員在選舉主席之前,都有15~30秒的自我介紹時間,介紹完畢後,不需要任何討論,大家就可以站起來指出自己認為可以當主席的那個人,最終最多人指向的那位就是此次籌備委員會的主席。籌備委員會除了設有主席,還固定設有秘書長和財務長兩個席位,這兩位人選可以在剩下的18人中由主席確定。在徵得兩位委員的同意後,籌備委員會的基本架構就建成了。

在組建完籌備委員會,我就不會再過多地參與籌備工作。但我會要求他們把我們21人(19名委員+1名督導+我)拉進同一個whatsapp(類似於微信)聊天室中,這樣他們的溝通我都能知道。

 

在距離活動開展前的十天左右,我會出席此次活動的最後一次籌備委員會議,主要是確定此次活動能否如期進行,以防萬一不能時有足夠時間可以應對處理。此外,我還可以瞭解每位委員的工作是否做到位,如果做得不好,我會責怪;如果做得好,我也不會有誇獎,因為這是他們應該做的。

 

通過籌備委員會來舉辦活動這個方法,既簡單又有效。每期籌備委員會成員都不同,他們職責權分明,既減輕了團隊舉辦活動的壓力,提高了辦事效率,又能讓團隊成員始終保持舉辦活動的積極性。每年龍之家族的籌備委員會都會籌辦約10項活動,這些活動不僅促進了各個區域間的溝通交流,使龍之家族更好地團結在一起,也有利於發掘團隊中的人才。